Studenten Net Twente
making the net work

WESP: Groepen

Auteur: WESP

In WESP kun je gebruik maken van groepen om een aantal gebruikers snel met elkaar te verbinden. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan een commissie, een project waar een aantal mensen aan werken of een sportteam.

Groepen hebben een eigen e-mailadres en eigen opslagruimte op de WESP-fileserver. De groep 'www' bestaat altijd; Mensen die hierin zitten hebben toegang tot de web-map op de WESP-fileshare.

E-mail

Elke groep heeft een eigen e-mailadres als er een domein is gekoppeld aan de WESP-account. Als bijvoorbeeld de groep 'documentatie' is aangemaakt en het gekoppelde domein docuwesp.utwente.nl is, dan is e-mailadres documentatie@docuwesp.utwente.nl.

E-mail die verstuurd wordt naar een groep komt aan bij alle gebruikers die in die groep zitten en de e-mailadressen die als 'Extra destination' bij de groep ingesteld zijn.

Opslag

Elke groep heeft op de WESP-fileserver in de storage-map een eigen map. Het adres van de groep 'documentatie' voor de vereniging 'docuwesp' is als volgt: \\wesp.snt.utwente.nl\docuwesp\storage\documentatie of ftp://wesp.snt.utwente.nl/storage/documentatie.

Voor beide moet je inloggen met je standaard WESP-gebruikersgegevens. Hoe je bestanden kunt uploaden, kun je lezen in de bestandsbeheer-handleiding.

Instellen

Om bij het groepenbeheer te komen, log je in op WESP en ga je naar 'Group Management'.

Stappen

Stap 1: Groep aanmaken (1)

Het toevoegen van een groep is heel simpel: vul een naam in voor de groep en druk op 'Add'.

Stap 2: Groep aanmaken (2)

Het e-mailadres en de storage-map worden automatisch aangemaakt.

Stap 3: Gebruikers toevoegen (1)

Na het aanmaken heeft de groep geen leden. Deze kun je eenvoudig toevoegen door de juiste gebruiker te selecteren in de dropdown-box en op 'Add User' te klikken.

Stap 4: Gebruikers toevoegen (2)

Hierna kun je zien dat de gebruiker aan de groep is toegevoegd, omdat hij nu in de kolom 'Members' staat.

Stap 5: Extra e-mailadressen toevoegen (1)

Niet ieder lid van een groep hoeft een WESP-gebruiker te hebben. Als zij alleen de e-mail hoeven te ontvangen, volstaat het om hun e-mailadres aan de groep toe te voegen. Dit kan door het gewenste e-mailadres op de juiste plek in te vullen en op 'Add destination' te klikken.

Stap 6: Extra e-mailadressen toevoegen (2)

Het e-mailadres zal nu in de kolom 'Extra E-mail Destinations' staan en alle mail die naar de groep gemaild wordt, wordt voortaan ook doorgestuurd naar dat e-mailadres.

Let erop dat mensen die op deze manier zijn toegevoegd geen toegang hebben tot de opslagruimte van de groep op de WESP-fileserver.

Stap 7: Extra instellingen

In de kolom 'List Behaviour' kun je e-mail die naar deze groep gestuurd wordt ander gedrag meegeven. Selecteer een optie in de dropdownbox, vul een e-mailadres in en klik vervolgens op 'Update'.

Met 'Untouched' verandert er niets.

Met 'From' zal alle mail die naar deze groep gestuurd wordt als afzender dát e-mailadres krijgen. Op deze manier wordt e-mail automatisch naar de groep beantwoord in plaats van persoon tot persoon, opdat de hele groep de conversatie kan volgen.

Met 'Reply-To' zal alle mail die naar deze groep gestuurd wordt de oorspronkelijke afzender behouden, maar als men op een e-mail reageert, zal die e-mail naar het opgegeven e-mailadres gaan. Dit gedrag is dus hetzelfde als de hierboven beschreven 'From', alleen blijft nu zichtbaar wie de oorspronkelijke afzender is. Microsoft Outlook ontbeert helaas ondersteuning voor reply-to. Als veel mensen van de groep Outlook gebruiken, kun je beter voor From kiezen, hoewel dat dus tot gevolg heeft dat de afzender onduidelijk kan zijn.

Stap 8: Gebruikers of e-mailadressen uit een groep verwijderen

Zowel gebruikers als e-mailadressen zijn uit een groep te verwijderen door op de [-] naast hun naam of e-mailadres te klikken.

Partners

  • ICTS
  • Universiteit Twente

Contact

SNT Helpdesk
Citadel via "Servicedesks ICT" op O&O Plein

Klik voor openingstijden

(053) - 489 3266
helpdesk@snt.utwente.nl
SNT Helpdesk

SNT Kantoor
Bastille 317
bestuur@snt.utwente.nl

Postadres
Universiteit Twente tav SNT
Bastille 317
Postbus 217
7500 AE Enschede